Удержанием за неиспользуемый авансом отпуск. Возможно ли по закону при увольнении удержание отпускных за неотработанный отпуск — возврат переплаты

Отработав 6 месяцев на текущем месте работы, сотрудник имеет право взять очередной оплачиваемый отпуск (возможно и раньше, по согласованию с работодателем). В случае отгула отпуска и расторжения трудового договора до завершения расчетного года, возникает задолженность по выплаченным авансом отпускным.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Это происходит тогда, когда сотрудник уже отгулял свой отпуск авансом и не отработал достаточное количество времени для погашения оплаты этих дней. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете с работником.

При этом право удерживать или нет отпускные работодатель оставляет за собой.

При увольнении возможны два варианта развития событий:

1. остаются не отгулянные дни отпуска;
2. образуется задолженность работника перед работодателем.

Неиспользованные дни отпуска подлежат денежной компенсации при окончательных выплатах. Отпускные при этом рассчитываются по стандартной схеме, исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

В случае возникновения задолженности организация имеет право произвести удержание оплаты использованного отпуска.

Рассмотрим, в каком случае требуется произвести удержание излишне оплаченного отпуска.

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

1. очередной оплачиваемый;
2. дополнительный оплачиваемый;
3. учебный отпуск;
4. отпуск по беременности и родам;
5. отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Это определяют статьи 127 и 140 Трудового кодекса РФ.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

1. сумму удержания;
2. количество авансовых дней отпуска;
3. окончательный срок расчета;
4. положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
5. ознакомление работника с приказом.

Расчет оплаты отпускных дней

При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.

Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.

В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.

Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.

Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.

При расчете отпускных берется в учет:

1. собственно заработная плата;
2. премии, регламентированные трудовым договором;
3. иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.

Не участвуют в расчете отпускных:

1. оплата обеда, проезда и ГСМ;
2. оплата листа нетрудоспособности;
3. материальная помощь;
4. сами отпускные.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Статья 140 и 127 Трудового кодекса РФ устанавливают, что при окончательном расчете увольняющемуся сотруднику должны быть выплачены все положенные ему деньги, в том числе и за неиспользованный отпуск.

В то же время, работодатель может удержать все необходимые суммы, на удержание которых работник может дать согласие, и на удержания согласно действующему законодательству.

К таким удержаниям относится и компенсация работодателю средств за выплаченный авансом отпуск, в случае если сотрудник не отработал расчетный год, на который этот отпуск был предоставлен и оплачен.

При увольнении работника до окончания расчетного года и отгуле отпуска, может возникать задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать неотработанный аванс.

Действует правило – из заработной платы может быть удержано не более 20% от общей суммы начисления заработной платы после вычета налогов. Это положение регламентирует статья 138 Трудового кодекса РФ.

После удержаний у человека должны оставаться гарантированные средства для существования. Одновременно с этим ограничение не накладывается на стимулирующие выплаты (премии и т.д.), они могут быть удержаны в полном объеме при необходимости погашения задолженности.

В случае превышения размера удержания по отношению ко всем окончательным выплатам работник обязуется добровольно погасить остаток возникшей задолженности перед организацией.

При отказе работодатель имеет право в судебном порядке добиваться компенсации оплаченного и неотработанного отпуска.

Исключениями являются следующие случаи:

1. увольнение в результате сокращения;
2. увольнение при смене собственника организации;
3. увольнение по медицинским показаниям, при которых сотрудник признан недееспособным;
4. окончание срока действия трудового договора (в случае заключения срочного договора);
5. ликвидация организации;
6. в случае призыва сотрудника на военную или альтернативную службу.

В вышеперечисленных случаях работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Видео: Консультация бухгалтера

Проводка удержаний

На примере: работник принят 01.05.2017, полный отпуск 28 календарных дней был взят в ноябре. Заявление на увольнение подписано 01.04.2018. При расчете отпускных дней был выведен дневной средний дневной заработок 890 рублей, размер отпускных начислений составил 24 920 руб.

Сотрудник отработал 10 полных месяцев. 28/12*10=23 дня (количество отпускных дней, перекрытых отработанными месяцами), должно быть произведено удержание за 28-23=5 дней.

5 дней * сумму среднего дневного заработка при расчете отпускных 890 руб.=4450 руб. Указанная сумма может быть удержана при завершающих расчетах с работником.

В бухгалтерских документах удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении отражается следующим образом:

С целью отражения самого начисления заработной платы сотруднику используются счета 70 и 26, конкретно – Дебет счета 20 и Кредит счета 70. Удержание НДФЛ отражается с помощью счетов Дебет счета 70 и Кредит счета 68.

Для осуществления проводки удержания за неотработанные дни отпуска используется красное Сторно, отражаемое с минусом. Проводка сторнирования НДФЛ (возврат) за удержания маркируется красным цветом или пишется с минусом.

Итоговые начисления сотруднику, после вычета всех удержаний, отражаются двумя счетами 50 – при получении денег из кассы (согласие работника на возмещение), или же счетами 51 – если деньги выплачиваются через банк.

Проводка в конечном счете выглядит так: Дебет счета 70 Кредит счета 50.

За счет того, что проводки удержания за неотработанные дни отпуска производятся с отрицательным значением, все значения перекрываются и отчетность становится ровной, без необходимости внесения дополнительных корректировок.

В 1С удержание за неотработанный отпуск может быть отражено как компенсация не отгулянного отпуска, но с отрицательным значением. Корректировать ранее созданные документы на выплату отпускных необходимости нет.

Все начисления по заработной плате придут в норму и не будет необходимости производить дополнительные корректировки.

Пересчет НДФЛ

Все доходы, получаемые налогоплательщиком, облагаются НДФЛ. В случае пересчета авансовых отпускных налог удерживаться не должен.

производится работодателем не всегда и не в полном размере. Почему это происходит и как правильно рассчитать сумму удержания, вы узнаете из нашего материала.

Виды отпусков:

• очередной оплачиваемый;
• дополнительный (оплачиваемый);
• учебный отпуск;
• по беременности и родам, и др.

В нашем случае рассматривается только один вид отпуска - очередной. Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:

Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).

Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.

Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).

В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.

В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:

В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней - 29,3, умножить на 12 месяцев.

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска

ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Поскольку отдых сотруднику уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание отпускных при увольнении использованных авансом .

Когда появляются неотработанные отпускные: пример

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример:

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2018 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска:

14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней.

Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

Случаи, когда отпуск может быть предоставлен работнику авансом

Такая ситуация может возникнуть, например, когда работник только пришёл работать в организацию, и ему предоставляется отпуск раньше того, как он отработает в ней полгода. Согласно Трудовому кодексу РФ, по общему правилу отпуск предоставляется через шесть месяцев после начала работы сотрудника в компании, однако если работодатель не против, отпуск может быть предоставлен и раньше. Очевидно, что в таком случае сотрудник ещё не отработал свои дни отпуска, поэтому, если он уволится прежде чем он это сделает, работодатель окажется в минусе.

Помимо этого, если между работником и работодателем сложились доверительные отношения, сотрудник при желании может получить отпуск авансом сразу за следующий год. Работодатель в таком случае обоснованно рассчитывает, что сотрудник отработает его в следующем году, и никаких проблем не возникнет. Соответственно, если работник увольняется, что он может сделать в любой момент, это также порождает проблемы.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных - это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя.

При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Когда действует запрет на удержание отпускных?

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса о труде , удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

• отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
• сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
• восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
• призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
• признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
• наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
• смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса , должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

• определение числа неотработанных дней отпуска;
• уточнение сведений о среднем дневном заработке;
• расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КДно = КДио – [КДо / 12 мес. × КМ],

КДно и КДио - количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КДо - продолжительность очередного отпуска;

КМ - количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни.

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑Онд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КДно) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

∑Онд = КДно× СЗ.

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия - от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

∑Онд = КД0× СЗ0 + КД1× СЗ1,

КД0 и КД1 - неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ0 и СЗ1 - средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска - 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных - 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады - повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении: особенности

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за отпуск при увольнении при увольнении очень противоречива.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает - авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

За отчетный период, когда сотрудник был в отпуске, подайте уточненный расчет по страховым взносам. В текущем отчетном периоде сумму перерасчета не отражайте. Такие разъяснения в письме ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.

Подавать уточненный расчет по форме 4-ФСС фонд в таких случаях не требует. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных исчислили правильно. Такая позиция высказана в письме ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. В расчете 4-ФСС за отчетный период (например, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.

В случае, если сотрудник отгулял в прошлом году и вся отчетность уже сдана, то необходимо подать уточненки по НДФЛ.

В уточненной справке по форме 2-НДФЛ отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. В строках справки, посвященных исчисленному, удержанному и перечисленному НДФЛ, укажите показатели после перерасчета. Такие разъяснения в письме ФНС от 13.09.2012 № АС-4-3/15317.

При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ за текущий год отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных).

Верните сотруднику НДФЛ, который удержали с излишне выплаченных отпускных

При выплате отпускных с них удержали и перечислили в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ, начисленный и удержанный с суммы излишне выплаченных отпускных, нужно вернуть сотруднику в соответствии с положениями статьи 231 НК .

За год, в котором сотрудник был в отпуске, подайте уточненный расчет по страховым взносам. В текущем отчетном периоде сумму перерасчета не отражайте. Такие разъяснения в письме ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.

Подавать уточненный расчет по форме 4-ФСС фонд в таких случаях не требует. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных были исчислены правильно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). В расчете за период (например, I квартал, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Видео: Расчет отпускных при увольнении

На практике встречаются ситуации, когда работник увольняется, отгуляв отпуск, право на который он еще не полностью заработал. В этом случае бухгалтеру нужно определить, можно ли удержать суммы за неотработанные дни отпуска, пересчитать базы по НДФЛ и страховым взносам, отразить расчеты с работником в целях налогообложения прибыли. Чтобы при решении этих вопросов не возникло трудностей, мы привели пошаговые инструкции для различных вариантов, которые могут возникать при увольнении.

Работникам гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого должна быть не менее 28 календарных дней (ст. 114, 115 ТК РФ). Он дается не за календарный, а за рабочий год. Это следует из формулировок ст. 124 и 137 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1. Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется со дня поступления на работу к конкретному работодателю. Например, сотрудник принят на работу 1 сентября 2015 г. Первый рабочий год для него будет с 1 сентября 2015 г. по 31 августа 2016 г., второй - с 1 сентября 2016 г. по 31 августа 2017 г. и т.д.

На каждый месяц работы приходится 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дней: 12 месяцев). Но обычно сотрудники уходят в отпуск раньше, чем полностью заработали право на него. Так, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но на этот момент сотрудник заработал право только на 14 дней отпуска. Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, возможны ситуации, когда работник уходит в отпуск за очередной рабочий год, вообще еще не заработав ни одного отпускного дня.

Пример 1

Сотрудник устроился на работу 3 октября 2016 г. Первый рабочий год для него закончился 2 октября 2017 г.

С 5 октября 2017 г. он уходит в отпуск за второй рабочий год. В этом случае все дни этого отпуска будут неотработанными. Ведь для того чтобы заработать хотя бы один день, ему нужно отработать во втором рабочем году полмесяца. А он отработал только два дня (с 3 по 4 октября 2017 г.).

Перерасчет отпуска при увольнении

Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении работника, - это проверить все дни его отпусков, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.

сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан наполовину и более. Если же он отработан менее чем наполовину, месяц в расчете не учитывается (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169);

количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск);

количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании.

Пример 2

Сотрудник увольняется 27 февраля 2018 г. Он был принят на работу 10 октября 2016 г. За это время он отгулял два отпуска по 28 дней каждый.

1. На момент увольнения сотрудник проработал в компании один год (с 10 октября 2016 г. по 9 октября 2017 г.), четыре месяца (с 10 октября 2017 г. по 9 февраля 2018 г.) и 18 дней (с 10 по 27 февраля 2018 г.). Поскольку последний месяц отработан более чем наполовину (18 дней), он считается как полный. Следовательно, период работы сотрудника в компании один год и пять месяцев.

2. За год работы положен отпуск 28 дней, а за пять месяцев - 12 дней (28 дней: 12 месяцев х 5 месяцев). Таким образом, сотрудник за все время работы заработал 40 дней отпуска (28 дней + 12 дней).

3. Количество отгулянных дней отпуска составляет 56 дней.

4. Число неотработанных дней отпуска равно 16 (56 дней – 40 дней).

Удержание за неотработанные дни отпуска

Если работник на момент увольнения отгулял больше дней, чем заработал, компания вправе удержать излишние отпускные из сумм, причитающихся работнику при увольнении (ст. 137 ТК РФ). При этом размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемых сумм (ст. 138 ТК РФ). Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития России, данным в письме от 16.11.2011 № 22-2-4852, удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ.

Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.

Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей ст. 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.

Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.

При увольнении работника возможны следующие варианты:

суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;

размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;

размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.

Рассмотрим, какие последствия по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль повлекут эти варианты.

Вариант 1: размера выплат хватает для удержания

Работник ушел в очередной отпуск. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется. Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска - 10 000 руб. Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы - 12 180 руб. (60 900 руб. х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.

НДФЛ

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится компанией нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). При выплате отпускных (в том числе и за неотработанные дни отпуска) работник получил доход в сумме 60 000 руб., и компания на основании п. 4 ст. 226 НК РФ правомерно удержала с него НДФЛ в размере 7800 руб. (60 000 руб. х 13%).

При увольнении часть этого дохода, приходящаяся на неотработанные дни отпуска, удерживается из причитающейся ему выплаты (то есть фактически осуществляется возврат части отпускных). В письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 Минфин России разъяснил, что, если работник возвращает работодателю ранее выплаченные отпускные, такие суммы не будут признаваться доходом работника. Соответственно, нужно скорректировать налоговую базу по НДФЛ за налоговый период по данному работнику. При этом у налогового агента образуется переплата НДФЛ. Данные разъяснения финансистов были доведены до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@ .

Обратите внимание: вышеуказанную переплату налоговый агент не вправе зачесть в счет будущих платежей НДФЛ, а может только вернуть (письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Дело в том, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ). Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму налога, фактически удержанного из доходов физических лиц, не является уплатой НДФЛ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

При увольнении работнику начислен доход в размере 70 000 руб., НДФЛ с которого составляет 9100 руб. (70 000 руб. х 13%). Этот налог компания должна перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из-за произведенного пересчета отпускных сумма дохода, полученного работником в периоде их выплаты, уменьшилась. Положения п. 6 ст. 81 НК РФ обязывают налогового агента представить уточненный расчет 6-НДФЛ, если в ранее сданном расчете выявлены искажения, а также ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога. В нашем случае сумма налога, подлежащего перечислению в бюджет за период начисления отпускных, оказалась завышенной. Следовательно, компания должна сдать за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Страховые взносы

Базу для страховых взносов формируют выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу физического лица с начала календарного года (п. 1 ст. 421 НК РФ). В нашем примере в периоде начисления отпускных эта база составляла 60 000 руб. При увольнении работника в связи с удержанием за неотработанные дни отпуска сумма ранее начисленных отпускных была уменьшена и составила 50 000 руб. (60 000 руб. – 10 000 руб.). Кроме того, ему были начислены выплаты в размере 70 000 руб. Таким образом, в периоде увольнения база для исчисления страховых взносов равна 120 000 руб. (50 000 руб. + 70 000 руб.). Исходя из этой величины, в месяце увольнения компания рассчитывает страховые взносы, подлежащие уплате, за минусом сумм страховых взносов за прошлые месяцы года (п. 1 ст. 431 НК РФ).

Обратите внимание, что в рассматриваемой ситуации корректировать базу в периоде начисления отпускных не нужно. Ведь компания при их расчете действовала в соответствии с требованиями законодательства и не допустила никаких ошибок и искажений. Соответственно, она не должна представлять уточненный расчет по страховым взносам за этот период. Это подтверждается разъяснениями, данными в письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19. И хотя они давались в период, когда порядок исчисления страховых взносов регулировался положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , на наш взгляд, они применимы и сейчас. Дело в том, что порядок исчисления страховых вносов, предусмотренный главой 34 НК РФ, аналогичен тому, который был установлен вышеуказанным законом.

Отметим, что есть письма ФНС России от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479 , от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ , в которых налоговики говорят о необходимости представления уточненного расчета по страховым взносам при удержании за неотработанные дни отпуска. Но речь в них идет о ситуации, когда из-за удержания в расчете появляются отрицательные значения. О том, когда это происходит, мы расскажем ниже.

Налог на прибыль

Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/43097). Поскольку они были начислены в соответствии с требованиями законодательства, вся их сумма (в том числе и выданная авансом за неотработанные дни отпуска) правомерно включена в расходы отчетного периода, в котором работник находился в отпуске. Значит, никаких ошибок и искажений налоговой базы этого периода компания не допустила. Поэтому корректировок в связи с последующим удержанием излишне выплаченных отпускных проводить не нужно.

Операция по удержанию относится к периоду увольнения работника. Ее результатом является поступление денежных средств работника в собственность компании. То есть она получает доход. Поскольку он не связан с реализацией, его нужно учесть в составе внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ.

Так же считают финансисты и налоговики (письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@). При этом они указывают, что в доходы нужно включить ту сумму, которая ранее была учена в расходах. Таким образом, на дату удержания компания учитывает излишне начисленные отпускные в размере 10 000 руб. в составе внереализационных доходов.

Вариант 2: работник возвращает долг

Изменим условия нашего примера. Выплаты работнику при увольнении равны 10 000 руб., а отпускные за неотработанные дни отпуска - 20 000 руб. Общая сумма отпускных, выплаченных работнику, - 60 000 руб.

В такой ситуации сумма на руки составит 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%), и удержать из нее компания может только 1740 руб. (8700 руб. х 20%). Соответственно, за работником остается долг в размере 15 660 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 1740 руб.). Работник добровольно согласился вернуть долг.

НДФЛ

Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Страховые взносы

В периоде начисления отпускных база для страховых взносов была равна 60 000 руб. С нее были начислены взносы в общей сумме 18 000 руб. После пересчета в периоде увольнения база для начисления страховых взносов равна 50 000 руб. (60 000 руб. – 20 000 руб. + 10 000 руб.). Страховые взносы с нее составят 15 000 руб.

Как видите, размер страховых взносов и базы уменьшился. Соответственно, у компании образуется переплата по взносам, которая засчитывается в счет будущих платежей по соответствующим страховым взносам (п. 1.1 ст. 78 НК РФ).

Уменьшение базы и суммы страховых взносов повлечет за собой необходимость представления уточненного расчета по страховым взносам за период начисления отпускных. Объясняется это следующим образом. В разделе 3 расчета приводятся персонифицированные сведения о застрахованных лицах. В их состав входят данные о начисленных выплатах и страховых взносах за последние три месяца расчетного (отчетного) периода. Поскольку эти величины уменьшились, в расчете за период увольнения появятся отрицательные значения:

по базе: 50 000 руб. – 60 000 руб. = –10 000 руб.;

по взносам: 15 000 руб. – 18 000 руб. = –3000 руб.

Но порядком заполнения расчета (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) указание отрицательных значений в расчете не предусмотрено. Кроме того, сведения из расчета налоговики направляют в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 1 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). И если эти сведения нельзя учесть на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, они возвращаются назад налоговикам (п. 2 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). В письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ ФНС России указала, что одной из причин отказа в приеме сведений органами ПФР является указание в них отрицательных значений. Такие данные не могут отражаться на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования, поскольку это может нарушать их права. В связи с этим налоговым органам на местах дано указание требовать в таких случаях с плательщиков страховых взносов представления уточненного расчета.

Итак, в нашем примере компании нужно будет представить уточненный расчет за период начисления отпускных, в котором надо отразить скорректированные суммы отпускных и страховых взносов.

Налог на прибыль

Последствия по налогу на прибыль будут точно такими же, как и в первом варианте. Возвращенные работником деньги в день их поступления компания включает в состав внереализационных доходов.

Вариант 3: работник долг не возвращает

Воспользуемся условиями примера для предыдущего варианта. Единственное отличие - долг в размере 15 660 руб. работник вернуть отказался. Компания этот долг списывает.

НДФЛ и страховые взносы

По НДФЛ никаких последствий не будет. Это подтвердил Минфин России в письме от 26.12.2017 № 03-04-06/86736. Финансисты указали, что при списании организацией задолженности дополнительной экономической выгоды помимо самой излишне выплаченной заработной платы бывший работник не получает. С этой зарплаты был удержан НДФЛ.

Таким образом, никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и у организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате не возникает.

Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства считали, что при списании долга у работника появляется экономическая выгода в виде суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по ставке 13% (письмо от 17.06.2014 № 03-04-06/28915).

По страховым взносам тоже никаких последствий не будет. Поскольку отпускные за неотработанные дни были выплачены работнику, компания правомерно начислила на них страховые вносы. А так как работник эту выплату не возвращает, оснований для корректировки базы по страховым взносам нет.

Налог на прибыль

Как уже было сказано, в периоде выплаты отпускных компания правомерно включила всю их сумму в расходы на оплату труда. И если работник возвращал долг и у компании в связи с этим возникал внереализационный доход, оснований для исключения суммы отпускных за неотработанные дни из состава расходов не было.

Но если работник долг не возвращает, понесенные компанией затраты на оплату неотработанных дней отпуска перестают отвечать критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь они становятся не направленными на получение дохода. А значит, сумму невозвращенного долга нужно исключить из состава расходов на оплату труда периода начисления отпускных. Налоговики это подтверждают (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148, от 17.04.2006 № 21-07/30342@).

Обратите внимание: исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что ст. 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).

Поскольку сумма расходов, учтенных в периоде начисления отпускных, уменьшится, это приведет к необходимости доплаты налога на прибыль. Соответственно, компания должна будет представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот период (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Некоторые работники просят отпуск авансом, получают деньги, после чего увольняются. Компания имеет право на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника.

Отпускные начисляют в соответствии с количеством дней отпуска. Новый сотрудник получает право на отпуск за первый год после шести месяцев работы в компании. Отпуск можно предоставить и до истечения этого срока, если сотрудник подал заявление и компания пошла ему навстречу (ст. 122 ).

Некоторые сотрудники просят предоставить отпуск авансом и получают положенную сумму. Но иногда новый сотрудник решает уйти из компании по окончании периода отдыха. Тогда он должен вернуть деньги за время, которое не отработал. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении делают при окончательном расчете с сотрудником.

Работодатель обладает правом на удержание за неотработанный отпуск при увольнении работника

Удержание за отпуск авансом при увольнении лучше оформить до ухода работника

Если сотрудник увольняется и не возвращает деньги за неотработанные дни, компании считают, чтоб выплатили работнику больше положенного. Однако суды редко поддерживают такие исковые требования. Могут быть трудности с удержанием за неотработанный отпуск при увольнении (). Для взыскания излишних выплат в ст. 137 ТК РФ есть только три основания:

• допустили счетную ошибку;
• работник по своей вине не выполнил нормы труда или спровоцировал простой;
• суд выявил, что работник совершил неправомерные действия и получил зарплату (см, например, ).

Чаще всего в подобных обстоятельствах суды отказывают в удержании за неотработанный отпуск при увольнении работника ( , ).

Суды редко удовлетворяют иски об удержании за неотработанные дни отпуска

В практике есть примеры, когда суды допускали удержание за неотработанные дни отпуска. Так, суд пришел к выводу, что организация вправе получить возврат. Работник уволился сразу после того, как вернулся с отдыха. Организация не вычла сумму задолженности при расчете с работником, но впоследствии подала иск. Суд поддержал истца ().

Тем не менее, суды редко придерживаются подобной позиции. Они считают, что в законодательстве есть нормы об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, а не после расторжения трудового договора . Поэтому перед тем, как уволить работника, нужно произвести вычет из зарплаты.

В расчетах с сотрудниками предприятия нередко встречается ситуация, когда увольняется работник, отгулявший отпуск авансом. Практически во всех случаях, когда такое происходит, работодатель имеет право удержать переплаченную сумму.

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.

При выплате отпуска авансом и последующем увольнении до окончания рабочего года, у работника образуется задолженность перед работодателем. С целью погашения этой задолженности и производится удержание. Стоит иметь в виду, что с сотрудника возможно удержать не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Принципы расчета отпускных выплат

Виды отпусков:

• очередной оплачиваемый;
• дополнительный (оплачиваемый);
• учебный отпуск;
• по беременности и родам, и др.

В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.

Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:

Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).

Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.

Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).

В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.

В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:

В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней — ,3, умножить на 12 месяцев.

Пример отражения удержания за «авансовый» отпуск

Отпуск использован в году увольнения

2015 в ООО «Промснабкомплект-СИ» уволился сотрудник. На момент увольнения им было использовано 14 дней неотработанного отпуска. Оклад сотруднику установлен в размере 45000 рублей.

Начисление за отпуск авансом составило 21000 рублей.

Проводки по этим операциям: