Как заработать на организации мероприятиях. Организация праздников, бизнес-план

Идейный вдохновитель множества ярких фестивалей и праздников, руководитель креативного агентства AStipidi Ангелина Стипиди специально для Афиши Юга.ру написала о том, какие рестораны рискуют на городских мероприятиях, а какие приходят зарабатывать.

— Каждый год мы наблюдаем неумолимую тенденцию — открытых мероприятий, называющих себя фестивалями, становится все больше. Акцентируют ли внимание на музыке или еде, неизменно одно — их популярность, равно как и количество, растет. Можно сделать вывод, что организованное массовое мероприятие — неплохая идея для заработка организаторов и всех участников. Так ли это на самом деле? Сейчас объясню.

Желающих принять участие в летних фестивалях всегда много. И речь не только о новых заведениях, которые еще не обожглись на рынке хореки и как бабочки летят на большие скопления людей, не разобравшись в целевой аудитории. Я говорю о настоящих акулах ресторанного бизнеса, уверенно держащихся на плаву в Краснодаре долгие годы.

Итак, давайте разберем по полочкам, почему идут на фестиваль.

Для формирования имиджа и повышения узнаваемости бренда

Самая распространенная причина для ресторанов-новичков. «Мы не рассчитываем на продажи, — часто говорят дебютанты подобных мероприятий. — Для нас главное — заявить о себе».

И действительно, на площадке с двадцатитысячной аудиторией легко занять нишу «на слуху». Малоизвестные бренды становятся для гостей и для участников в один ряд с опытными — атмосфера располагает. Люди пробуют блюда новых ресторанных игроков, но вернутся ли они? Это вопрос качества, за которое организаторы долгое время не несли ответственности.

Мы руководствовались не только качеством продукции — хотя это самый важный критерий при отборе участников, — но и старались подобрать заведения на различный вкус, убивая сразу двух зайцев — угодить всем гостям и увеличить возможности продаж каждого, кто будет с нами эти два дня.

Однако при всех очевидных плюсах участия для формирования и поддержания имиджа заведения есть и обратная сторона медали.

Если вы решили рискнуть и дать людям на площадке продегустировать, например, новый вкус лимонада, а он не пришелся гостям по вкусу — будьте готовы к тому, что сарафанное радио сработает моментально. Передавать из уст в уста на площадке проще, а значит, проще не только притянуть, но и оттолкнуть публику.

Рисковать надо с умом, со вкусом, использовать брендированную посуду, ланч‑боксы, делиться не только теплой едой, но и теплыми эмоциями — и тогда отдачи не миновать.

Для презентации новых продуктов и борьбы со стереотипами

Как часто приходится слышать: «Оказывается, этот бар такие лимонады удивительные делает! А какие стейки! Раньше мы думали, это обычная пивная».

Это яркий пример того, как легко бороться со стереотипами непосредственно с глазу на глаз с публикой. Нередко люди боятся заходить в заведение: то ли фасад слишком помпезный, то ли слухи от соседа Ивана дошли про неудачный контакт с целевой аудиторией. И человек — ваш потенциальный гость — так и ходил мимо вас все эти годы. А здесь, на площадке, мимо не пройти: фасад у всех одинаковый и целевая аудитория общая. Для «Стереопикника» это люди 25+, работающие, семейные, интересующиеся гастрономией и музыкой. Препятствий нет, новые гости обеспечены.

С другой стороны, уравнительная система стилистически одинаковых домиков и палаток может сыграть злую шутку с теми, кто привлекал свою аудиторию «подачей с первой ступеньки». Здесь придется перекинуть абсолютно все силы на качество кухни. Но если вы в нем не сомневаетесь, то и бояться нечего.

Изучить конкурентов

Мы рекомендуем участие в фестивале только в том случае, если вы действительно уверены в своих силах. Здесь все как на ладони. Открытое мероприятие — как лакмусовая бумажка: вылезут все слабости. С персоналом, с кухней. Если они есть — вы их обнаружите. Нужно быть во всеоружии.

Новички всегда амбициозны. Изучить конкурентов и доказать им, что ты лучше. А в итоге?

«Шли на фест, как на войну! Всех выиграть, всем доказать! Но как же мы ошиблись. Если бы старшие товарищи по цеху, наши предполагаемые конкуренты, не помогли нам… И молоком выручили, и просто физически тяжести носить. В общем, самые страшные конкуренты теперь наши лучшие друзья!» — признался мне участник прошлого фестиваля.

Заработать

А вот тут ситуация неоднозначная, а порой просто непредсказуемая. Когда речь идет о таких фестивалях, как «Стереопикник», «О да! Еда!», беспокоиться не стоит. А что с новорожденными фестивалями?

Сколько уже было таких примеров, когда организованные по стандартной схеме фестивали-новички не в силах обеспечить посещаемость, выгодную для ресторанов. И в результате точки питания впоследствии отказываются участвовать в любых других подобных мероприятиях, даже проверенных временем. Такова сила и важность первого опыта.

В то же время дорогие крупные бренд-фестивали не застрахованы от плохой погоды. Здесь полагаться можно только на везение. Риск есть, но обычно и часовой дождь не способен всерьез испортить атмосферу праздника. Опытные организаторы всегда выбирают оптимальное время года для подобных мероприятий. Именно поэтому летние фестивали так популярны, а зимние — долгожданны.

однозначно фирменную продукцию — вас должны идентифицировать правильно;
делайте акцент на прохладительные или согревающие напитки (в зависимости от времени года), их покупают все;
тестируйте новые продукты, не бойтесь экспериментов, но делайте это разумно — не более двух позиций.

Атмосфера

А вот тут никаких подводных камней. Вы устанете, но определенно будете счастливы. Если вы сможете отнестись к этому как к большому двухдневному мастер-классу для всей вашей команды, уникальному профессиональному и даже жизненному опыту, где, помимо прочего, вы еще и заработаете. Даже если не сразу, то потом — 100%.

Лайфхаки для всех участников фестивалей

1. Не отягощайте затраты оборудованием. На фестивалях достаточно грилей, которые на виду. Фритюрницы, огромные печи и прочее громоздкое-эффектное только растянут вложения.

2. Не парьтесь по поводу оформления палатки. Самое важное — вывеска. Люди должны видеть (и запомнить), где вы и как называетесь. Приглашать для оформления дизайнеров, тратиться на заказные детали — контрпродуктивно.

3. Разорвите напополам длинное меню! Чем длиннее ваш ассортимент, тем больше остатков на списание. На массовых праздниках важно иметь выбор из двух-трех горячих блюд, которые можно (а иногда нужно) частично заменить на следующий день.

4. Сократите время отдачи блюд! Не нужно ждать заказ, чтобы готовить, например, бургер. Как только точка открывается для гостей, у вас должно быть уже 5-10 готовых котлет. При первом заказе вы собираете блюдо из уже приготовленных продуктов , а не кладете мясо на гриль! Если вам удастся сократить время отдачи, вы заработаете гораздо больше. Тренируйтесь по времени отдачи в ваших ресторанах.

5. У вас должно быть одно хит-блюдо, которое попробуют все. За час, проведенный на площадке, гости всегда спрашивают друг друга, что и где стоит попробовать. Ваш хит должен быть вкусным, не самым дорогим из ассортимента и выделяться, вы должны его особенно рекомендовать. Когда гость придет за хитом, как правило, он купит еще сопутствующие блюда.

6. Не забывайте о детях! В каждой палатке должно быть что-то особенное именно для детей. Малыши тянут взрослых туда, где им понравилось, а взрослые покорно ведутся.

В краснодарском парке Победы (на Затоне) 9 и 10 сентября, а его хедлайнерами станут певица Луна, Rozhden и группа «Трубецкой».

Наш собеседник – Юлия Ибрагимова, хозяйка сети салонов цветов и студии праздника «Джули» в Астрахани. Всего за три года существования бренд «Джули» стал одним из лидеров на рынке эвент-индустрии города. Сегодня Юлия – успешный руководитель своей фирмы, которая проводит мероприятия самого высокого уровня. Как ей удалось этого достичь?

Тезисы:

Вид деятельности: event-индустрия (фирма по организации бизнеса)
Местонахождение бизнеса: г. Астрахань
Дата начала предпринимательской деятельности: 2010 год
Организационно-правовая форма ведения бизнеса: ИП
Количество работников: 8
Источники инвестиций: собственные средства

Здравствуйте, Юлия! Расскажите нашим читателям о том, чем вы занимаетесь?

Здравствуйте! Я являюсь владельцем сети цветочных салонов и фирмы по организации торжеств «Джули» в Астрахани.

Как давно вы открыли эту фирму?

Организацией мероприятий мы занимаемся уже три года, но как отдельную фирму и направление своей работы я зарегистрировала это год назад.

Что вы можете отнести к успехам за время существования организации?

Наш успех - это все те праздники и мероприятия, которые мы делали. За эти годы их было очень много! Успехом я могу назвать то, что сегодня наши клиенты - это самые влиятельные и богатые люди города Астрахань. Мы занималась оформлением эстафеты Олимпийского огня и других значимых для города мероприятий.

Почему вы решили работать именно в сфере организации праздников?

В чем специфика этого бизнеса? Что самое главное?

Первое - это хорошая, надежная партнерская база, то есть список тех людей, чьи услуги вы будете продавать - фотографы, прокат автомобилей , ведущие, ди-джеи, артисты , кондитеры, видеооператоры, оформители и так далее. Это самое сложное и самое главное. Далее вы заключаете с ними договора и работаете. Подавляющее большинство тех, кто является моими партнерами, стали моими друзьями. С ними работать намного легче, в них я уверена на 100 %.

Вообще самое главное в этом бизнесе - иметь навыки продаж. Грамотно поставленная речь, ораторские способности и умение убеждать, коммуникабельность, презентабельный внешний вид - здесь важно все! Если вы неопрятны, неприятны в общении - в этом бизнесе вам нечего делать! Ты должен так понравиться заказчику, чтобы он доверил свое мероприятие именно тебе.

Есть ли у него сезонность? Как вы проходите «мертвые» сезоны?

Сезонности, как таковой, практически нет, так как рождаются, женятся и что-либо празднуют люди круглый год! Конечно, летом и осенью, например, свадеб немного больше, чем зимой. Но зимой есть новогодние корпоративы, весной - юбилеи и деловые мероприятия и так далее. Так что мертвых сезонов у нас нет, всегда много работы!

Вспомните первое мероприятие, первый заказ. Что вы чувствовали?

Первое мероприятие прошло идеально, и я до сих пор помню его в мельчайших деталях. Это была свадьба племянника очень высокопоставленного чиновника в Астрахани. Этот чиновник был постоянным клиентом моего салона цветов, и я была приглашена обсудить оформление церемонии цветами. Во время разговора я предложила и свои услуги по всей организации торжества. Так как отношения с клиентом были доверительные, он с радостью согласился.

В итоге мы организовали эту свадьбу «от А до Я», кроме платья невесты, костюма жениха и обручальных колец, которые они выбрали самостоятельно.

А какой праздник для вас был самым запоминающимся?

Не буду называть фамилию заказчика, но до сих пор помню ту свадьбу, которую мы организовали для него. В это мероприятие было вложено очень много сил - всей командой мы работали круглосуточно несколько дней, но результат превзошел все ожидания - и наши, и самого клиента. Сейчас заказчик - наш большой друг, на все праздники мы получаем от него дорогие подарки и прекрасно общаемся.

Это было шикарное торжество на базе отдыха за городом. И одним из главных показателей успеха было то, что остался доволен даже папа, за реакцию которого боялись молодые.

Свадьба была сделана «под ключ» в прямом смысле: мы размещали гостей в гостинице, организовывали их трансфер, проводили выездную регистрацию, банкет и так далее…Эта свадьба вызвала массу откликов, она стала одной из самых крутых в нашем городе и ее вспоминают до сих пор.

Бывает ли такое, что клиент недоволен результатом? Как вы разрешаете споры?

За все время работы недопонимание с клиентом у меня было всего один раз - оно касалось оформления зала. Заказчица прямо перед приходом молодых в банкетный зал решила внести свои коррективы в оформление.

Я всегда лояльно отношусь к замечаниям клиентов. Моя позиция такова - лучше я потеряю деньги, останусь в минусе, но заказчик должен остаться доволен. Если что-то клиента не устраивает, я предлагаю пути решения проблемы или предлагаю ему самому определить какой-то бонус или услугу как компенсацию. В нашем деле репутация - это все. Я могу смело сказать, что у нас нет ни одного недовольного клиента - мы со всеми находим компромисс.

Все ли моменты организации мероприятия можно прописать в договоре?

Вообще, чем четче все будет прописано в договоре, тем лучше. Обязательно прописывается перечень услуг, сумма задатка и то, когда, как и какую сумму клиент должен оплатить.

Задаток - отдельная история. В договоре должно быть именно это слово, так как по закону задаток вы имеете право оставить себе, если будет написано «залог», вам придется вернуть сумму, если вдруг клиент передумает и захочет расторгнуть договор.

Как вам удается выдерживать конкуренцию? В чем ваше преимущество?

А мы не смотрим на конкурентов. У нас свой путь, стратегия и видение и меня, если честно, вообще не интересует, что предлагают и как развиваются конкуренты. У нас есть свой клиент, нас знают в городе, и мы не оглядываемся по сторонам и смотрим только вперед.

Что самое главное в бизнесе?

Нужно знать, чего ты хочешь. Например, вы спросили у меня про конфликты с клиентами. Знаете, почему у меня их не было? Потому что перед началом работы я села, детально продумала и составила портрет своего идеального клиента. Я описала подробно, каким он должен быть - состоятельным, приятным в общении и так далее. Знаете, это работает - ко мне приходят именно такие люди.

Поставьте себе цели, запишите их, думайте о них, делайте шаги навстречу своей мечте.

Чтобы вы отнесли к плюсам и минусам бизнеса лично для вас?

Плюсы в том, что я занимаюсь любимым делом, я счастлива! Делая свадьбу под ключ, юбилей или какую-либо церемонию, и я вижу результат своей работы - это чувство не передать.

Минусы, конечно же, тоже есть. Я занята и думаю о своем деле практически 24 часа в сутки, а так как я еще жена и мама, совмещать образ жизни бизнес-вумен и хранительницы домашнего очага очень трудно, почти невозможно. Тех женщин, кто собирается открывать свое дело, хочется предупредить об этом.

Как вы считаете, тяжело ли быть бизнесменом в России? Есть ли какая-то помощь от государства?

Помощи никакой нет. Бизнесменом быть достаточно тяжело, ошибки обходятся дорого и нужно рассчитывать только на себя.

Примечание от Фабрики манимейкеров: С данным высказыванием героя интервью мы несколько не согласны, начинающие предприниматели могут получить грант на открытие бизнеса (размер которого зависит от региона проживания). Чтобы понять, что получение субсидии на начало бизнеса это вполне реально и под силу всем желающим предлагаем ознакомиться с рассказом Петра Татаринцева , о том, как он получал средства на организацию своего дела.

Какие у вас планы на будущее?

Стать монополистом на рынке праздничных услуг в городе Астрахань.

Какой совет вы можете дать тем, кто хочет начать свой бизнес в сфере праздничных услуг?

Обучаться. Если вы не читали литературу, не посещали семинары или курсы по эвент-индустрии - у вас ничего не получится. Нужно все время учиться! Если вы ведущий, оформитель, свадебный распорядитель - обучайтесь, чтобы быть лучшим, рынок праздничных услуг стремительно растет, и вы рискуете остаться за бортом.

В настоящее время я планирую поездку в Москву на обучение руководителей агентств по организации праздников. Из всех прослушанных мной многочисленных тренеров по этой тематике я выбрала близких мне по духу, и постоянно читаю их книги, слушаю семинары. Так советую поступать и тем, кто хочет заниматься организацией мероприятий.

Лето - фестивальный сезон. Если вы заинтересовались темой организации фестивалей, подготовку нужно начать заблаговременно. Эта бизнес-ниша в России практически не занята, фестивали вне крупных городов проходят редко, а спрос на них есть.

Фестиваль – явление для России все еще относительно новое. В связи с этим можно встретить мнение, что проведение такого массового мероприятия – трудоемкий и долгий процесс, требующий большого штата сотрудников. На самом деле все обстоит совершенно иначе. К примеру, для организации фестиваля красок холи достаточно и сил двух человек, а на подготовку потребуется около 2 недель. Затраты, в большинстве случаев, окупаются еще до старта мероприятия, а их соотношение с чистой прибылью может дойти до показателя 8 к 10.

Насколько актуальны фестивали сегодня в России

Фестивали холи зародились в Индии как древний праздник, а современный формат музыкальных фестивалей и забегов обрели в Австралии. История, в силу своей оригинальности, распространилась в дальнейшем по всему миру, и особенно в США и Европе. Несмотря на то, что культура фестивалей в нашей стране, в отличие от других стран, еще не сформировалась, российской молодежи разноцветные краски пришлись по душе, и только в 2015 году мы провели 183 фестиваля в 97 городах России и СНГ.

Если в Индии фестиваль имеет еще и религиозную подоплеку, то во всем мире, и в России в том числе, это не более чем добрый праздник. Проводится холи весной и летом, в хорошую погоду, на открытом воздухе, с участием популярных среди молодежи музыкальных групп и фудтраков. По этой причине количество посетителей фестивалей с растет каждый год. Цифры по нашей статистике – 60 000 человек в 2013 году и 550 000 человек в 2015.

По нашим прогнозам, в 2016 году рынок вырастет до 280 тонн красок, будет проведено уже 300 фестивалей в 150 городах России и СНГ. Потенциальная аудитория – 1 000 000 человек. Надеяться на такие показатели позволяет общая динамика развития за последние 3 года в России и информация Google Trends по США и Европе (где праздники холи существует уже 8 лет), когда количество людей удваивалось с каждым годом. Очевидно, что какая бы экономическая ситуация ни была в стране, люди не откажутся от развлечений, особенно, если оно не требует серьезных трат вроде кинотеатров или концертов.

Как пошагово организовать фестиваль холи

Если вы решились попробовать себя в качестве event-мэйкера, то следует обратить на небольшую последовательность шагов в организации праздника.

Шаг первый

Определитесь с городом и аудиторией. Тщательно изучите население, количество молодежи, настроение, прогноз погоды, конкурентов (другие праздники и гулянья). На основе всего этого можно будет действовать дальше. Исходя из своего опыта рекомендуем обратить внимание на конец мая (наступление каникул у школьников), начало июня (День защиты детей), конец июня (наступление каникул у студентов), середина июля (самое теплое время года) и конец августа (закрытие сезона).

Шаг второй

Закупите холи или просто договоритесь с поставщиком. Краску можно заказать как из-за рубежа и пройти сертификацию самостоятельно, правда, обойдется это недешево, особенно с учетом курса рубля, так и купить тут, в России – отечественных производителей хватает. Точное количество необходимой краски можно высчитать исходя из плана, сколько людей вообще придет на ваш праздник.

Шаг третий

Получите разрешения в городской администрации. С этим, как правило, сложностей не бывает – особенно если укажите, что не рассчитываете на финансирование из городского бюджета, то власти города с радостью пойдут вам навстречу. Сюда же вопросы с обеспечением безопасности, карет экстренной помощи и противопожарных служб.

Шаг четвертый

Найдите площадку и арендуйте ее. При выборе ориентируйтесь на количество людей, которые, согласно вашему прогнозу, придут на фестиваль. Это обязательно должно быть открытое место, хорошо просматриваемое и удобно расположенное. Мы рекомендуем рассчитывать по 1,5-2 квадратных метра на человека.

Шаг пятый

Сформируйте программу мероприятия: группы, коллективы, диджеи, и конкурсы и другие виды активности на площадке. Как правило, музыканты с радостью соглашаются принять участие и даже сами предлагают свои услуги, так как для них это неплохой способ заполучить новых слушателей. Привлечь стрит фуд к фестивалю также не составит труда.

Шаг шестой

Проведите рекламную кампанию. Здесь помогают сарафанное радио, сообщества в социальных сетях, официальные группы городов, сайты-афиши. К фестивалям даже СМИ относятся достаточно лояльно и готовы помочь с раскруткой. Не увлекайтесь теле и радио рекламой, ибо, как правило ROI (коэффициент возврата на единицу вложенных средств) тут в разы уступает социальным сетям и интернету.

Шаг седьмой

Проконтролируйте, что все прошло хорошо. Проведите фестиваль, уберите площадку от мусора и пыли, объявите участникам дату следующего мероприятия. Наслаждайтесь.

Потенциальная прибыль и риски

Организовать фестиваль холи в России намного легче, чем любое другое массовое мероприятие. Во-первых, на таком празднике полностью отсутствует алкоголь, и потому получить разрешение в городской администрации не составит труда. Во-вторых, праздник сам по себе модный среди молодежи – для многих это самое ожидаемое событие лета. В-третьих, это отличная площадка для крупных компаний, готовых выступить спонсорами.

Минимальные инвестиции зависят от города и масштаба мероприятия. Так, если берется районный центр, то от 30 000 рублей, небольшой город с населением до 100 000 человек – от 80 000 рублей. В больших городах с населением от 500 000 человек – 200 000 рублей, и для городом-миллионников – от 500 000 рублей инвестиций.

Прибыль с фестиваля напрямую зависит от города, в котором он проводится, и количества людей, пришедших на него. К примеру, один из наших партнеров провел фестиваль в городе с населением в 100 000 человек. На праздник пришло 800 человек, было продано 200 килограмм красок, прибыль составила в районе 120 000 рублей. Казалось бы, небольшая сумма, но на фестиваль в Москве уже пришло 65 000 человек, было продано несколько тонн красок и прибыль исчислялась в совсем других цифрах (хотя и вложения исчисляются не одним миллион российских рублей).

При этом, вполне реально организовать фестиваль за 1-2 недели, так что за одно лето можно провести не один и даже не два фестиваля, а 10-15. Все зависит от организатора. Нам известны случаи, когда человек за одно лето умудрялся прокатиться с фестивалями почти по всей России. Даже если провести 5 фестивалей в небольших городах, то уже можно смело рассчитывать на прибыль от 1 миллиона рублей.

Что касается расходов, то тут на руку идет то, что холи уже достаточно хорошо раскручены, и многие не столько знают, что это такое, сколько ждут, когда же аналогичный праздник придет и к ним в город. Так как фестиваль, в основном, для молодежи, то оптимальным каналом выступает реклама в ВКонтакте, на которую, в среднем, уходит не более 15-20 рублей на одного привлеченного посетителя.

Правда, фестивали холи – трендовая история, и со временем люди начинают привыкать, что повысит стоимость привлечения новых посетителей. По нашим оценкам к 2017 году затраты могут возрасти до 50 рублей на одного гостя.

Остальные расходы – это музыкальное сопровождение и аренда площадки. В зависимости от масштаба на это тоже уходит разная сумма – как 10 000 рублей, так и 100 000. В крупных городах и федеральных центрах порядок цифр немного другой, но опять-таки все зависит от города, типа площадки и аудитории.

Среди рисков – неверно рассчитанный план, переоценка или преувеличение аудитории, когда краски может оказаться или слишком много, или слишком мало.

Большинство фестивалей окупается еще до начала мероприятия – за счет предпродажи билетов, красок, за счет партнеров и спонсоров, которых можно привлечь, предоставив им доступ к целевой аудитории взамен на определенные услуги или даже суммы. Еще хорошо идет продажа еды и напитков, так что фудтраки тоже заинтересованы в мероприятии, что тоже является хорошим каналом прибыли.

Преимущества фестивалей перед другими видами бизнеса

Во время своей работы я часто сталкиваюсь с мнениями, что организацией массовых праздников занимаются крупные event-агентства. Это не совсем так. Ниша фестивалей в России практически пуста. Спрос есть, а предложений катастрофически не хватает. Население, и в молодежь в частности, все время хочет новых видов отдыха и развлечений, быстро пресыщается и в целом всегда жаждет чего-то нового. Фестивали холи сейчас на пике. Это малоизученная сфера, куда многие бизнесмены не идут, так как не совсем знают, что это такое.

В связи с этим, сейчас идеальная возможность для того, чтобы укрепиться в этой нише и не только хорошо подзаработать, но и построить надежный бизнес. Главное преимущество фестивалей в том, что Россия еще только вкатывается в этот процесс, а холи на удивление хорошо были приняты российской молодежью. К примеру, те же самые карнавалы или парады, столь любимые в Европе или Америке, у нас не прижились.

В целом же, прямо сейчас формируется российская культура фестивалей с присущими только ей одной чертами: молодая аудитория в возрасте 16-25 лет, отсутствие алкоголя, сопровождение со стороны молодых музыкальных коллективов. Все это можно и нужно монетизировать. И сейчас – самое оптимальное для этого время.

В России массовые спортивные соревнования традиционно финансировались из средств госбюджета, у каждого из них был «хозяин» в лице федерации или спортивного комитета. Сейчас же ситуация меняется. С ростом популярности массового любительского спорта появляются энтузиасты – частные лица, которые развивают нишу спортивного ивент-менеджмента. Кто они, зачем этим занимаются и можно ли на этом сделать бизнес?

Триатлон в Бронницах

Алексей Ческидов – генеральный директор группы компаний "Эвэн", дважды Ironman, финишер на 250 км, после участия в нескольких международных стартах задался вопросом, как можно организовать масштабное соревнование в Москве. У него уже был опыт создания команды: он объединил топ-менеджеров своей компании в триатлонную команду и заставляет их начинать каждое утро в бассейне, а заканчивать рабочий день велосипедным заездом.

«Я подумал: вместо того чтобы ездить в Европу и оставлять там бешеные деньги, лучше научиться проводить спортивные старты не хуже, а может быть даже лучше, чем они», - рассказывает Ческидов. Идея провести соревнование по триатлону в подмосковных Бронницах, где бизнесмен живет и работает, пришла больше года назад. «Я хотел, чтобы вся моя команда могла выйти на старт, не выезжая за пределы родного города, а также чтобы у московских спортсменов появилась дополнительная мотивация», - объясняет выбор места Алексей.

Сразу начинать с триатлона он не решился: это сложная с точки зрения организации дистанция, ведь надо одновременно найти водоем с открытой водой, трассу достаточной длины и с подходящим велосипеду асфальтовым покрытием, не говоря уже о сопровождении трассы. Поэтому сначала решил провести подготовительное упражнение и организовал забег на 10-50 км вокруг Бронницкого озера в феврале 2014 года.

Самый поверхностный финансовый план предсказывал Ческидову, что регистрационный взнос не позволит окупить расходы на проведение мероприятия. Но так как рынок привык к определенной стоимости участия, Алексей решил оставить взнос в размере 1500 рублей, а дальше на реальном опыте, как настоящий предприниматель, изучать возможности оптимизации и экономии, чтобы окупить расходы.

Сколько стоит старт

На зарубежных соревнованиях по триатлону любители платят от €100 до €900 за участие. Есть и такие соревнования, на которые невозможно зарегистрироваться за деньги – участие в них можно лишь выиграть в лотерее. Стандартный взнос включает в себя организационный сбор, наличие стартового (регистрационного) номера, услугу хронометража результата, питание и воду во время дистанции, общую “макаронную вечеринку” (pasta-party) накануне соревнования, а также медаль и футболку на финише. Перелет до места старта, проживание и питание вне дистанции каждый участник оплачивает самостоятельно. Итого поездка на три дня для участия, например, в европейском марафоне обойдется по самым скромным оценкам от €1000 на человека. С учетом того, что на важные соревнования спортсмены, как правило, едут с семьей и группой поддержки, эти расходы возрастают пропорционально количеству сопровождающих.

Российские старты всегда были не в пример дешевле зарубежных: участие в Санкт-Петербургском марафоне обойдется в 500 руб, в Московском марафоне – 1000 руб. Оба марафона дотируются государством, то есть расходы покрываются из муниципального или федерального бюджета.

Оба марафона дотируются государством, то есть расходы покрываются из муниципального или федерального бюджета. Очевидно, что стоимость регистрационного взноса в этих соревнованиях значительно меньше реальной себестоимости. «Бюджет Московского марафона почти на 40% формируется из средств привлеченных спонсоров, - рассказывает директор Московского марафона Дмитрий Тарасов. – Наша цель в самой ближайшей перспективе привлекать на марафон до 40 000 человек, а также максимально снизить величину государственной дотации за счет партнеров мероприятия. По этой модели успешно существуют уже более 50 лет такие крупные международные события, как Берлинский и Парижский марафоны».

29 июня Бронницы встретили 500 триатлетов, которые вышли на олимпийскую дистанцию. При стоимости регистрации 1 500 руб, организационные сборы принесли в копилку организаторов 750 000 рублей.

Смета расходов между тем составила 1 701 000, куда входит все: от стартовых пакетов каждому участнику и медалей финишеров до расходов на “аренду озера”, обязательные по российскому законодательству объявления в прессе о перекрытии трассы, а также оградительные конструкции.

Эти расходы не включают зарплату команды, участвовавшей в подготовке, как и зарплату самого Ческидова: он сам вместе со своими сотрудниками предприятия “Эвэн” организовывал мероприятие исключительно на добровольных началах. “Участвовали почти все отделы: маркетинг, продажи, логисты… Дизайнеры у меня не спали последние два месяца. Так получилось, что за один день нам надо было нарисовать пачку чертежей местности толщиной с ладонь, чтобы на утро отнести в соответствующий кабинет. Я сказал им: “Пока не нарисуем, домой не идем”. Домой в тот день так и не ушли, рисовали до утра”. Дефицит бюджета на мероприятие – 950 000 руб – Ческидов покрыл из собственного кармана.

“Называйте это моим социальным вкладом или как угодно, мне было важно, чтобы соревнование состоялось и было проведено на таком уровне, чтоб не стыдно было перед друзьями-триатлетами. Когда сотрудники меня спрашивают: почему я должен здесь работать [имеется в виду группа компаний, принадлежащих Алексею Ческидову, - прим.ред.]? Я всегда отвечаю: “У тебя всегда есть выбор. Лично я выбираю нести добро людям».

Опыт этого года и «социальный стартап», который обошелся Ческидову в миллион рублей «инвестиций в здоровье нации», не останавливает его: в следующем году он снова будет проводить бронницкий триатлон и марафон.

«Я планирую, что со следующего года соревнование начнет себя окупать. Считаю, что любая социальная инициатива должна жить автономно. Если ее каждый раз нужно дотировать и вытягивать за уши – значит, она никому не нужна", - уверен Ческидов.

По итогам Бронницкого триатлона все участники были довольны и многие лично просили Ческидова сделать соревнование традицией. В следующем году регистрационный взнос будет значительно выше. Кроме того, Ческидов планирует поднять порог максимального количества участников. В этом году на 500 мест было около 800 желающих.

"Честно, я не понимаю, почему цена регистрационного взноса должна быть у нас ниже чем в Европе. Еда, бензин, жилье – у нас все стоит примерно так же, - рассуждает бизнесмен. - Поэтому и наш старт в следующем году будет стоить от 3000 до 5000 рублей.

Я не скрываю бюджета мероприятия, у меня нет в этом личной выгоды. Это нормальный, честный, бизнесовый подход».

В отличие от организаторов спортивных мероприятий, которые финансируются из бюджета и получают поддержку государства, частным энтузиастам приходится несладко. Расходы те же, а бюджет нужно формировать самостоятельно. Надежда на спонсорскую поддержку по примеру международных стартов, пока не оправдывается: cпонсором на такое мероприятие может быть только крупная компания, которая напрямую работает с рекламным агентством. Проблема в том, что российские рекламные агентства еще не имеют серьезного опыта сотрудничества с масштабными российскими спортивными мероприятиями, и им просто нечего рекомендовать своим клиентам – крупным организациям - из-за отсутствия практики. Получается замкнутый круг, и у частных организаторов остается надежда лишь на стартовые взносы.

При этом, по мнению самих спортсменов, “именные” соревнования, организованные энтузиастами – частными лицами, не в пример лучше “государственных” – в первую очередь, потому, что свои делают для своих. В них есть душа, стиль, они собирают совершенно другую аудиторию: спортсмену-любителю не нужно получать квалификации, а результат интересует исключительно его самого. “У меня на кону была репутация перед моими друзьями-триатлетами, которые уже зарегистрировались и собирались ехать на старт. Я просто не мог сделать плохо”, - рассказывает Ческидов.

Сезонный гром

Уже четвертый год подряд весной и осенью тысячи любителей и профессиональных спортсменов выходят на беговую дистанцию 5, 10 или 21 км, принимают участие в спринт-триатлоне в Крылатском и лыжном пробеге, за это время старты серии «Гром» стали очень популярны среди активных россиян. А в 2010 году это была абсолютная авантюра: вместе с единомышленниками Михаил Громов организовал первый «Весенний Гром» в день своего рождения.

Четыре года спустя его «социальный стартап» вырос более чем в двадцать раз: 28 апреля на старт «Весеннего Грома» вышли более 2000 человек. 17 августа в Крылатском прошел спринт-триатлон на 600 человек. 5 октября на «Осенний Гром» зарегистрировались 1500 взрослых и 500 детей.

Михаил Громов начал заниматься триатлоном больше семи лет назад. Принял участие в нескольких зарубежных стартах, проехал велогонку Трансальп и прошел дистанцию Ironman. А в 2010 году вместе с друзьями решил организовать забег для тех, кто не может выехать за рубеж, чтобы сделать спорт доступным для всех.

Четыре года Громов вел двойную жизнь: днем трудился в ВТБ24 корпоративным менеджером, а все свободное время посвящал спорту.

Коллеги в банке, конечно, знали об увлечении Михаила. Но в начале сентября Громов получил уведомление о реструктуризации его отдела, что означало неминуемое увольнение. Михаил понял, что это судьба: уже давно он думал о том, как сделать из хобби бизнес и начать зарабатывать на массовых стартах. Теперь выбора не осталось - 20 октября Громов официально станет безработным. Точнее, предпринимателем. Он решил посвятить себя развитию серии коротких стартов серии "Гром" на 5 и 10 км. Эти старты привлекают большее количество людей, они подходят новичкам, из них можно устраивать настоящие шоу - такие, как "красочный забег", музыкальный полумарафон, марафон Beaujoulais nouveau, во время которого участники подкрепляются молодым вином (проходит во Франции в ноябре) и др. Все это открывает новые возможности для частных предпринимателей, а сам Громов собирается доказать собственным примером, что на любимом деле можно научиться зарабатывать.

«Полумарафон – самая популярная дистанция, - объясняет Михаил. - Обычно люди с радостью на него регистрируются. Мы ожидаем, что количество желающих будет увеличиваться год за годом. При этом нельзя сразу перепрыгнуть с 2 000 человек на цифру 30 000. Это сложная задача - обеспечить условия для забега более, чем двух тысяч спортсменов: учесть, как правильно расставить столы, как разместить шатры для переодевания… Никто в России не обладает подобным опытом: Московский марафон собрал в этом году рекордное число участников, однако это федеральный забег, и у них совсем другие ресурсы”.

Громов, как и Ческидов, не получает государственного финансирования. Себестоимость одного забега серии «Гром» на 2 000 человек несложно посчитать. Экономика простая: аренда парка и оборудования, организационный монтаж, стартовые пакеты, футболки, медали и питание участникам, расходы на ивентовую часть, включая ведущего, сцену и проч. Стартовый взнос с одного участника составляет 1000 рублей. Бюджетный дефицит покрывают спонсоры и партнеры – начиная от частных лиц, заканчивая компаниями-производителями спортивной одежды. Баланс мероприятия пока с трудом выходит в ноль.

Теперь мероприятия привлекают постоянных партнеров и спонсоров (VestaBank, Oakley, Newton, Издательство Манн, Иванов и Фербер и др), однако этого все равно недостаточно. Поэтому в этом году участие в мероприятии теперь обойдется в 1500 рублей. Правда, повышение стоимости вызвало широкий резонанс в сообществе бегунов-любителей.

«Раньше я не мог и подумать о повышении регистрационного взноса: это было бы нереально – и так количество участников было небольшим. – объясняет решение Громов. - Сейчас, когда спорт становится снова популярным, появляется все больше частных стартов, я планирую постепенно поднимать стоимость участия».

Все упирается в то, как перекрыть дефицит бюджета.

«Каждый раз это это игра в «повезет – не повезет», - рассказывает Михаил. - У нас нет системы поддержки крупных массовых спортивных мероприятий открытыми площадками города. То же самое со спонсорами: я никогда не могу полностью уповать на спонсорскую поддержку. Нам очень помогает VestaBank, председатель правления которого - Виктор Жидков - уже сам трижды Ironman, и традиционные спортивные бренды. Если бы не они, не было бы наших веселых стартов».

Громов мечтает, что когда-нибудь «Гром» достигнет уровня европейских и американских стартов, когда организационные взносы и партнерская помощь позволяют сформировать некоммерческий фонд мероприятия, из которого часть средств может перечисляться, например, на благотворительность. Пока же суммы, собранные с регистрационных взносов, не покрывают расходы на организацию и проведение соревнований, поэтому вся надежда только на спонсоров.

«В целом, нам нужно растить конкуренцию стартов, с ней и уровень сервиса будет повышаться, - считает Громов. - Всем участникам рынка надо поддерживать идею профессионального ивент-менеджмента массовых мероприятий, учиться на этом зарабатывать, как в любом бизнесе. Без осознания этого мы так и будем восхищаться международными стартами с их тысячами участников. У нас в России можно сделать все то же самое, если из наиболее упертых энтузиастов вырастить профессионалов».

Риски организаторов при этом, как никогда, высоки: Громов рассказывает, как любые организационные огрехи в итоге сваливаются на «упертого энтузиаста». Кроме того, любые массовые старты чреваты несчастными случаями, за которые ответственность несет также организатор.

Ironman в России

В этом году сообщество российских спортсменов-любителей потрясло намерение инициативной группы бизнесменов-триатлетов привезти в Россию лицензированное соревнование формата Ironman: Максим Журило (основатель школы правильного бега Iloverunning), Владимир Волошин (генеральный директор Newman Consulting), Юрий Белонощенко (генеральный директор УК Уралсиб) и еще несколько таких же энтузиастов начали переговоры с WTC – World Triathlon Corporation на предмет покупки франшизы соревнования. Далее последовала длинная цепочка согласований и переговоров: начиная от выбора трассы и дистанции, которая для соревнования подобного уровня должна обладать целым набором существенных характеристик, заканчивая привлечением потенциальных партнеров. С учетом того, что покупка франшизы обходится в €300 000, а расходы на проведение соревнования составят более €2 млн, перед организаторами неминуемо встал вопрос о планировании стартового взноса. Ответ очевиден: он не может быть меньше стандартного европейского или американского, то есть участие в российском Ironman, даже если все согласования будут достигнуты, обойдется также минимум в €250.

Пока переговоры с держателями бренда двигаются медленно, энтузиасты решили действовать cамостоятельно: зарегистрировали собственный бренд соревнования Ironstar, которое, по концепции, не будет уступать формату и требованиям международного уровня, и уже выбирают возможные места его проведения.

Волошин отмечает, что сейчас уровень интереса к спорту стремительно возрастает, желание любителей принимать участие в качественно организованных соревнованиях – нарастающий тренд. При этом, по мнению профессионалов, инфраструктура большинства крупных городов слабо подготовлена к приему большого количества стартов и участников. Количество городов, где чиновники понимают экономическую и репутационную ценность от проведения международных любительских спортивных мероприятий, можно пересчитать на пальцах одной руки. «Поэтому мы в первую очередь работаем с теми руководителями округов, регионов и городов, которые открыты к сотрудничеству с организаторами коммерческих стартов. – говорит Волошин. - Мы уже научились делать соревнования, по уровню не уступающие мировым, теперь осталось научиться делать их коммерчески безубыточными».

Ческидов видит три сценария.

Первый: повышать количество участников и, таким образом, увеличивать сумму сборов. Но он в большинстве случае нереализуем, потому что трассы и инфраструктура не позволяют расширять количество участников. Второй сценарий: увеличить доходную базу за счет спонсорских средств. Тоже малоперспективен на ближайшие пару лет.

Крупные корпорации только начинают присматриваться к российскому рынку, у российских же компаний пока нет культуры инвестирования в поддержку мероприятий.

«Да и потом кризис на дворе», - добавляет бизнесмен.

И третий: повышать организационный сбор, растить внутреннюю конкуренцию и тем самым гарантировать уровень мероприятия и качество сервиса.

Cам Ческидов, помимо второго триатлонного старта в следующем году в Бронницах, вместе с Федерацией Триатлона России организует 25 октября старт олимпийской дистанции по триатлону в Сочи. Участие обойдется в 3 000 рублей. При этом Ческидов, помимо обеспечения традиционного «набора спортсмена», обещает довести организацию до такого уровня, «чтобы ни у кого даже не возникало мысли ехать в Европу или еще куда – пусть все деньги и спортсмены остаются в России».

В этой статье мы расскажем об основных моментах организации праздничного агентства.

Несмотря на то что в сфере по предоставлению event услуг конкуренция не так высока, как в других обслуживающих отраслях, тщательное исследование рынка обязательно нужно провести.

Требуется выяснить, какие услуги пользуются наибольшим спросом , и насколько этот спрос удовлетворяют имеющиеся компании. Следует узнать, в каких направлениях работают конкуренты, какие районы охватывают и насколько уверенно себя чувствуют. Лишь после выяснения и анализа всех деталей, следует .

Предоставляемые услуги

Крупные агентства по организации праздников предоставляют услуги разных направлений:

проведение дней рождений и юбилеев;
организация свадеб;
подготовка корпоративов;
сопровождение массовых торжеств и гуляний;
проведение утренников для детей, выпускных вечеров и прочих мероприятий в общественных организациях.

На этапе открытия охватить все сферы сложно, поэтому разбрасываться не стоит, а лучше сосредоточиться на одной или двух из них, наиболее интересных.

Организационные вопросы

Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции в качестве предпринимателя или создать собственную фирму (ИП или ООО).

Оформить ИП гораздо проще, к тому же и налогов частник платит меньше, поэтому при начале работы стоит остановиться на этом варианте. Однако по мере развития бизнеса, скорее всего, придется открывать и фирму (ООО), так как большинство организаций предпочитает работать с солидными юридическими лицами.

Аренда офиса

Для офиса молодого праздничного агентства можно снять одну-две комнаты в бизнес-центре общей площадью до 30 м. кв.

Основная задача офиса – произвести впечатление на потенциальных клиентов, поэтому и оформить его следует соответствующим образом .

Фотографии с мероприятий, отзывы заказчиков, красочные буклеты с примерами организации и планами вечеринок – все это обязательно должно быть на виду .

Часть офисного помещения можно приспособить под хранение реквизита, а оригинальное оформление импровизированного «склада» также можно использовать в качестве рекламы.

Реквизит и персонал

Реквизита для проведения праздников нужно много: костюмы и приспособления для конкурсов, материалы для оформления, музыкальные инструменты, фото- и видео оборудование и т. д. Обеспечить покупку всего и сразу нереально, поэтому приобрести можно лишь самое необходимое , а все остальное брать в прокат или аренду на время мероприятий.

На начальном этапе собственными могут быть лишь расходные материалы (краски, шарики, ленты конфетти и т. д.), да предметы для украшения залов.

Наличие большого штата собственных сотрудников также не является насущной необходимостью.

Аниматоров, музыкантов и ведущих можно приглашать по мере необходимости, заключая с ними разовые трудовые договора. Обязательной штатной единицей должен стать лишь секретарь-менеджер, умеющий хорошо общаться с клиентами .

печать и распространение визиток и буклетов;
размещение рекламных объявлений в газетах, тематических журналах;
создание и продвижение собственного сайта и группы в соц. сетях;
размещение рекламных баннеров на популярных ресурсах в интернете;
привлекательная наружная реклама на улице.

Прибыльность event агентства

Учитывать необходимо и сезонность бизнеса , ведь спрос на праздничные услуги повышается в период традиционных праздников и общественных торжеств.

Event агентство, как не принесет быстрой окупаемости, ведь только на раскрутку фирмы и получение ею положительного имиджа потребуется около года .

Относительно стабильный доход агентство начнет приносить лишь на втором-третьем году существования. Чистая прибыль среднего предприятия в этой отрасли – 200-300 тыс. рублей в месяц.