Прием сотрудника на работу в 1с 8.3.

ВНИМАНИЕ : аналогичная статья по 1С ЗУП 2.5 -

Здравствуйте, уважаемые посетители . Сегодня мы продолжаем разбирать особенности учета в ЗУП для начинающих и в очередной публикации из мы разберем некоторые вопросы кадрового учета в программе. Напомню, что аналогичную серию статьей для пользователей ЗУП редакции 2.5 Вы можете найти . Итак, вот какие темы нас сегодня ожидают:

• Разберем каким образом в ЗУП 3.0 выполнить Прием на работу нового сотрудника : подробно поговорим о документе «Прием на работу», всех его полях и настройках
• Какие настройки важно сделать для корректного учета нового сотрудника: вычеты НДФЛ, статусы для расчета НДФЛ и страховых взносов и многое другое
• Поговорим про варианты ведения Штатного расписания: про документ и «Изменение штатного расписания»

✅

✅

Чтобы отразить прием на работу нового сотрудника, для начала нам необходимо создать этого сотрудника. К сожалению, в ЗУП 3.0 пока нет помощника Приема на работу, поэтому создавать нового сотрудника нам придется вручную. Заходим в раздел меню Кадры – Сотрудники

Нажимаем кнопку Создать и заполняем предложенную программой форму.

Основное, что нужно внести на данный момент- это ФИО. Остальные личные данные можно внести позднее. После того, как мы сохраним данные по новому сотруднику, эти данные дублируются и в другом справочнике – Физические лица (Кадры- см.также- Физические лица). В данном справочнике отображается вся личная информация о работниках. В программе ЗУП 3.0 к одному физическому лицу может быть привязано несколько сотрудников. Примером этому может служить ситуация, когда одно и тоже физическое лицо работает в организации по основному месту работы и по внутреннему совместительству. И это важно понимать, потому что программа отслеживает, расчет НДФЛ и страховых взносов именно в разрезе физических лиц, а не Сотрудников.

Следующим шагом, после того как ввели сотрудника, мы должны оформить документ Прием на работу. Создать данный документ мы можем:

1. Кадры – Прием, перевод, увольнение – Создать. Выбираем из предложенного списка Прием на работу (Прием на работу списком , если принимаем в одну дату несколько сотрудников).

2. Оформить прием на работу можем также из личной карточки сотрудника: кнопка Оформитьдокумент –> Прием на работу или нажав на ссылку Принять на работу .

Теперь заполняем документ Прием на работу .

Дата – это дата приказа.

Номер – программа сама его присвоит данному документу на основании номеров предыдущих документов, если требуется можно исправить вручную.

Поле Сотрудник . Если Прием на работу выполнен из личной карточки сотрудника, то это поле заполнится автоматически, в противном случае его нужно выбрать из справочника.

В поле Должность выбираем,в какой должности сотрудник будет работать.

Следующим поле — это Вид занятости . В программе всего 3 возможных варианта видов занятости – это основное место работы, внешнее совместительство и внутреннее совместительство. В ЗУП 3.0. эта информация задается на уровне приема на работу, в ЗУП 2.5. – на уровне ввода сотрудника, что было не очень удобно. Например, чтобы в ЗУП 2.5 перевести работника с внешнего совместительства на основное место работы – нужно было человека увольнять, а потом снова принимать на работу. В ЗУП 3.0 нужно оформить документ Кадровый перевод , в котором указать новый вид занятости.

Кстати, более подробно про разницу между ЗУП 2.5 и 3.0 можете почитать в серии публикаций: .

Теперь поговорим про кнопку «Редактировать» рядом с надписью Имеется право на ежегодный отпуск… При нажатии на эту кнопку откроется окно «Право на отпуск», которое будет содержать «Основной отпуск» причитающийся всем сотрудникам в размере 28 дней. Если нас это устраивает – то изменять ничего не нужно. В случае, если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (например, Отпуск за вредность), тогда нам необходимо этот отпуск создать (Раздел Настройка –Предприятие – Виды отпусков). Нажмем кнопку Создать.

В открывшемся окне введем нужное название для дополнительного отпуска (Например, За ненормированный рабочий день , или За вредность ). Проставим галочку, что отпуск является ежегодным. Проставим количество дней дополнительного отпуска.

После того, как мы введем в справочник новый вид отпуска, мы сможем его добавить и конкретному сотруднику в документе Прием на работу. Нажимаем на ссылку Редактировать. В открывшемся окне нажимаем на кнопку Добавить и выбираем из предложенного списка нужный нам дополнительный отпуск.

В нашем примере у сотрудника будет отпуск 28 календарных дней, добавлять дополнительный отпуск не будем.

Теперь перейдем на вкладку «Оплата труда» документа Прием на работу.

Здесь задаются плановые виды начисления, которые будут автоматически попадать в документ «Начисление зарплаты и взносов» при его заполнении (это основной документ в 1С ЗУП, которым ежемесячно начисляется зарплата).Зададим сотруднику типовой вид начисления «Оплата по окладу» с ежемесячным окладом 50 000 руб.

Также на этой вкладке можно указать способ расчета аванса нашему сотруднику. Программа предлагает нам 3 варианта:

1. Фиксированной суммой;
2. Процентом от тарифа;
3. Расчетом за первую половину месяца.

Если мы выберем первый или второй вариант – то сам аванс будет рассчитываться непосредственно в документе «Ведомость …» . Если же мы выбираем третий вариант расчета аванса, тогда перед документом «Ведомость …» нужно будет внести еще один документ «Начисление зарплаты за первую половину месяца» . Именно этим документом будет рассчитано, сколько сотруднику выплатить аванс, в зависимости от его отработанного времени.

Вкладка Трудовой договор .

На данной вкладке указывается информация, необходимая для заполнения печатной формы Трудовой договор. Чтобы напечатать трудовой договор – нажмите на кнопку «Печать».Проводим документ Прием на работу.

Настройки Сотрудника в личной карточки (справочник Сотрудники)

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Зайдем снова в личную карточку сотрудника (Кадры — Сотрудники).Хочу обратить внимание на то, что количество ссылок в верхней части формы увеличилось после того, как мы провели документ Прием на работу .

В форме справочника есть ссылка«Личные данные». По сути данные на этой вкладке на самом деле хранятся не в справочники Сотрудники, а в справочнике Физические лица. Выше я уже рассказывал про то, что при создании Сотрудника создается и Физическое лицо, так вот Личные данные как раз и хранятся в этом Физическом лице.

Также следует уделить внимание ссылке «Налог на доходы». В частности,именно сюда вносятся заявления на стандартные вычеты, на которые имеет право сотрудник. При вводе заявления на вычеты, нужно обратить внимание на месяц, с которого будем предоставляться вычет.

Здесь же задаются и доходы с предыдущего места работы. Если сотрудник трудится в нашей организации не с начала года – по данной ссылке можно ввести информацию о его доходе на предыдущем месте работы. Эти данные будут использоваться для корректного отслеживания предельной величины дохода при применении вычетов по НДФЛ.

В личной карточке сотрудника также имеется ссылка Страхование. Тут указывается информация для корректного расчета страховых взносов.

Начисления и удержания . По этой ссылке отображаются все плановые начисления и плановые удержания. Так же здесь отображаются все документы по начислению зарплаты. По кнопке «История» можно посмотреть очень удобный отчет «История изменения оплаты труда» .Он расскажет о том, как менялись у сотрудника Плановые начисления.

Отсутствия. Здесь можно просмотреть все отсутствия сотрудника на рабочем месте, в том числе, если работник был в отпуске или на больничном.

Выплаты и учет затрат. На этой вкладке задается способ выплаты сотруднику, если этот способ отличается от того варианта выплаты, который указан в настройках организации. Также здесь задается способ учета зарплаты, если он отличается от того способа, который задан для организации или подразделения.

Настройка Штатного расписания в ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь давайте рассмотрим какие варианты ведения Штатного расписания есть в 1С ЗУП 3.0. В данном примере штатное расписание совсем не ведется в программе. В документе Прием на работу, должность бралась из справочника Должности, а не из справочника Штатное расписание.

Для того, чтобы показать разницу ведения учета БЕЗ штатного расписания и с использованием штатным расписанием – проставим соответствующие настройки. Напомню, что до данного момента штатное расписание НЕ велось.

Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания.

Ставим галочку Ведется штатное расписание .Нажимаем Применить и закрыть.

Если после данной настройки мы зайдем в документ Прием на работу, то увидим, что теперь поле Должность ссылается не на справочник Должности, а на справочник Штатное расписание(Кадры – Штатное расписание).

Как только мы поставили галочку «Ведется штатное расписание» в настройках кадрового учета, то в справочнике «Штатное расписание» были автоматически созданы Штатные единицы, соответствующие текущей Штатной расстановке работающих сотрудников.

Теперь давайте разберем вопрос ведения истории штатного расписания. В данном варианте учета Штатное расписание ведется БЕЗ истории изменений, т.е. если по какой-то причине нам необходимо, например, изменить величину оклада по этой штатной единице, то мы просто заходим в Штатное расписание и меняем оклад. У нас не будет возможности указать, с какой даты произошло изменение оклада у Штатной единице.

Если история штатного расписания нам необходима, то в этом случае в настройках Кадрового учета устанавливаем галочку «Ведется история изменения штатного расписания» (Настройки – Кадровый учет – Настройка штатного расписания).

После того как мы стали вести историю штатного расписания, у нас появился журнал «Изменение штатного расписания» (Кадры – Штатное расписание – Изменение штатного расписания). В данном журнале появился документ «Утверждение штатного расписания» . Именно этим документом вводится первоначальная информация о штатном расписании. Документ заполнился автоматически на основании текущей штатной расстановке.

Если начисление в ЗУП 3.0. начинается с 1 ноября, то в данный документ всю информацию о штатном расписании нужно ввести тоже по состоянию на 1 ноября.

Рассмотри небольшой пример, чтобы посмотреть, как учитывается История изменения штатного расписания. Например, с 1 января по Штатной единице происходит увеличение Оклада и количества ставок. Создаем документ «Изменение штатного расписания » (Журнал Изменение штатного расписания – Создать – Изменение штатного расписания).

Двойным кликом мышки щелкаем на сумму оклада и изменяем его.

Если нам нужно добавить новую позицию в штатное расписание – нажимаем на кнопку«Добавить позицию».

Заполняем поля Подразделение, Должность и добавляем начисление (в нашем примере мы добавили Оплата по окладу ).

Благодаря тому, что мы проставили с какой даты будет изменение данного документа (поле «Дата изменения» ) мы можем вести историю штатного расписания.

Проверим это в отчете. Зайдем Кадры – Кадровые отчеты. Здесь есть ряд отчетов для просмотра Штатного расписания.

Рассмотрим пример отчета Штатное расписание (Т3).Как мы видим по состоянию на 01.11.2015 года у нас одна штатная единица – директор.

Теперь сделаем отчет по состоянию на 01.01.2016 года, когда мы ввели документ Изменение штатного расписания.

В данном отчете мы видим, что присутствует уже 2 позиции в штатном расписании и оклад у позиции Директора увеличился.

На этом сегодня всё в следующей публикации из мы разберем вопросы начисления зарплаты в программе

8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.

В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по приему на работу работника в 1С Бухгалтерия 8.3.

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

В данной статье мы рассмотрим принципы кадрового учета, необходимые документы и пошагово разберем все этапы приема сотрудника на работу.

Будем рады видеть вас в числе наших клиентов!

Общие принципы кадрового учета

В данной конфигурации реализован такой функционал учета кадров:

Прием сотрудника на работу

Обратите внимание! Начиная с релиза 3.0.33 конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" используется новый интерфейс "Такси". Подробнее см. .

Наряду с интерфейсом "Такси" сохраняется и прежний интерфейс "1С:Предприятия 8". Пользователь может выбирать вид интерфейса в настройках программы (см. ).

Данный пример написан в интерфейсе "Такси".

После проведения документа "Прием на работу " необходимо проверить и дозаполнить необходимые реквизиты в карточке на нового работника в справочнике "Сотрудники". Список всех принятых работников хранится в справочнике "Сотрудники".

Для этого выполните следующее (рис. 5) :

1. Вызовите из меню: Зарплата и кадры - Кадровый учет - Сотрудники .
2. Дважды щелкните по выбранному сотруднику.

Заполнение карточки на сотрудника в справочнике "Сотрудники" (рис. 6):

Поля карточки будут заполнены автоматически из документа "Прием на работу ". Проверьте заполнение полей, как показано на рис. 6.

1. Нажмите гиперссылку Личные данные (рис. 6) и заполните данные на сотрудника: место рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность, адреса, телефоны и т.д., как показано на рис. 7 .
2. Далее, нажав гиперссылку Выплаты и учет затрат (рис. 6), введите данные для перевода заработной платы в банк, в случае, если денежные средства по заработной плате перечисляются единой суммой в банк, который, в свою очередь, распределяет их на личные лицевые счета сотрудников организации ("зарплатный проект") и укажите способы отражения заработной платы в бухгалтерском учете.
3. Нажмите гиперссылку Налог на доходы и введите, при необходимости, заявление на стандартные вычеты, уведомление о праве на имущественный вычет, доходы с предыдущего места работы, а также статус налогоплательщика.
4. Нажмите гиперссылку Страхование и заполните необходимые данные.
5. В поле Дата приема отражена дата приема сотрудника на работу .
6. В поле Подразделение отражено подразделение, в котором числится сотрудник.
7. В поле Должность отражена должность работника из справочника "Должности".
8. В поле Вид занятости отражен вид занятости сотрудника.
9. В поле Оклад отражена сумма оклада.
10. Флажок Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены устанавливается, если с работником прекращены трудовые отношения и отображение его в списке справочника "Сотрудники" не требуется. В нашем примере увольнение не фигурирует, поэтому устанавливать данный флажок не нужно.
11. Кнопка Записать и закрыть .